Wie kann ich die Amtssignatur auf einem Dokument anbringen?
Die Amtssignatur ist die digitale Unterschrift auf amtlichen Dokumenten wie beispielsweise Zeugnissen. Anhand der Amtssignatur ist erkennbar, von welcher Behörde das Dokument stammt und gewährleistet die Prüfbarkeit des Dokuments.
Wenn das Feature Amtssignatur aktiviert ist, können Direktorinnen und Direktoren sowie berechtigte Bedienstete im Bildungsportal Dokument mit der Amtssignatur versehen. Alle Bediensteten können Dokumente zum amtlichen Signieren hochladen.
Ein Dokument hochladen
Um ein Dokument hochzuladen, klicken Sie die Dokument anlegen Option in der Amtssignierte Dokumente & Zustellungen Kachel am Dashboard.
Wählen Sie ein Profil, um die Position der Amtssignatur festzulegen.
- Standarddokument I: Signatur wird auf einer Folgeseite oben (Abstand 2,5 cm) angebracht
- Standarddokument II: Signatur wird auf der letzten Seite unten (Abstand 1,5 cm) angebracht
Automatische Erkennung
Die automatische Erkennung versucht anhand vordefinierter Dokumentenprofile die hochgeladenen Dokumente einem Benutzer zuzuordnen. Folgende Dokumentenprofile stehen zur Verfügung:
- Sokrates Jahreszeugnis
- automatische Zuordnung zu Schülerinnen und Schülern basierend auf der Sokrates ID oder deren Namen
Standard-Verfügbarkeit: 60 Jahre - Sokrates Semesterzeugnis
- automatische Zuordnung zu Schülerinnen und Schülern basierend auf der Sokrates ID oder deren Namen
Standard-Verfügbarkeit: 60 Jahre - Sokrates Schulnachricht
- automatische Zuordnung zu Schülerinnen und Schülern basierend auf der Sokrates ID oder deren Namen
Standard-Verfügbarkeit: 60 Jahre - Sokrates Reife- und Diplomprüfungszeugnis
- automatische Zuordnung zu Schülerinnen und Schülern basierend auf der Sokrates ID
Standard-Verfügbarkeit: 60 Jahre - Sokrates Mitteilung über den Leistungsstand
- automatische Zuordnung zu Schülerinnen und Schülern basierend auf deren Namen
Standard-Verfügbarkeit: 1 Jahr - Schulbesuchsbestätigung
- Verwenden Sie die Vorlage
automatische Zuordnung zu Schülerinnen und Schülern basierend auf deren Namen
Standard-Verfügbarkeit: 1 Jahr - Anmeldebestätigung
- Verwenden Sie die Vorlage
automatische Zuordnung zu Schülerinnen und Schülern basierend auf deren Namen
Standard-Verfügbarkeit: 1 Jahr - Abmeldebestätigung
- Verwenden Sie die Vorlage
automatische Zuordnung zu Schülerinnen und Schülern basierend auf deren Namen
Standard-Verfügbarkeit: 1 Jahr
Wenn Sie weitere Standard-Dokumente haben, die nicht spezifisch für Ihre Schule sind, können Sie die Aufnahme in die zur Verfügung gestellten Dokumentenprofile beantragen. Bitte kontaktieren Sie Unser Supportteam und führen Sie ein Beispieldokument an.
Klicken Sie auf Weiter.
Entscheiden Sie, ob das Dokument im persönlichen Archiv des jeweiligen Schülers / der jeweiligen Schülerin abgelegt werden soll. Wenn das Dokument nur mit der Amtssignatur versehen werden soll, wählen Sie die Option Dokument ohne Auswahl von Personen signieren und herunterladen.. Um das Dokument mit der Amtssignatur zu versehen und im jeweiligen persönlichen Archiv abzulegen, wählen Sie die Option Dokument signieren und ausgewählten Person(en) bzw. deren gesetzlichen Vertreter/innen in das persönliche Archiv legen. Bei dieser Option müssen auch die entsprechenden Schüler/innen gewählt werden.
Klicken Sie auf Weiter.
Wenn die Option Dokument signieren und ausgewählten Person(en) bzw. deren gesetzlichen Vertreter/innen in das persönliche Archiv legen. gewählt wurde, erscheint für jede/n gewählte/n Nutzer/in ein Upload-Feld. Wenn das gleiche Dokument an mehrere Nutzer/innen übermittelt werden soll, aktivieren Sie die Checkbox Massenversand (ein Dokument an alle ausgewählten Personen). Damit werden die Upload-Felder zu einem Feld zusammengefasst. Laden Sie die Dokumente hoch und klicken Sie auf Weiter. Bitte beachten Sie, dass nur PDF-Dokumente hochgeladen werden können.
Eine Zusammenfassung aller zu signierenden Dokumente wird angezeigt. Geben Sie eine Bezeichnung für die Dokumentenart ein. Wählen Sie ein Freigabe ab Datum. Zu diesem Zeitpunkt steht das Dokument für einen Download und im persönlichen Archiv zur Verfügung. Wählen Sie einen Verfügbar bis Zeitraum. Nach Ablauf dieses Zeitraumes wird das Dokument gelöscht und kann nicht mehr heruntergeladen werden. Direktorinnen und Direktoren sowie autorisierte Bedienstete können das Dokument sofort signieren, indem sie die Checkbox Ich bestätige die Daten und möchte die Dokumente sofort freigeben. aktivieren. Wenn das Dokument von einer Lehrperson hochgeladen wurde, wird der/die Direktor/in benachrichtigt, dass ein Dokument zur Amtssignatur bereitliegt. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Prozess abzuschließen.
Amtssignatur anbringen
Wenn ein Dokument zur Amtssignatur bereit liegt, wird der/die Direktor/in benachrichtigt und kann die Dokumente über die Option Aktion erforderlich in der Kachel Amtssignierte Dokumente & Zustellungen auf die Dokumente zugreifen.
Um die Amtssignatur anzubringen, wählen Sie die zu signierenden Dokumente und klicken sie auf Freigeben im Massenbearbeitungsmenü Aktionen rechts oben oder im Menü mit den 3 Punkten beim jweiligen Dokument.
Überprüfen Sie die Einstellungen. In der ersten Zeile der Tabelle können Sie die Einstellungen für alle Dokumente ändern. Sie können die Einstellungen auch für jedes Dokument einzeln anpassen. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Amtssignatur anzubringen.
