Anleitung zur Datenpflege in Sokrates

Inhalt der Anleitung:

• Datenpflege-Hinweise für die Voraussetzung für die Nutzung der edu.digicard

Hintergrundinformation: Die Ausstellung der edu.digicard ist immer dann möglich, wenn die Schüler/innendaten mit dem Datenstand des Zentralen Melderegisters ("ZMR") übereinstimmen. Auch weitere schulische E-Government Services, wie etwa amtssigniertes Zeugnis, elektronische Schulbesuchsbestätigung, Teilnahme am Bildungsportal etc. sind nur für diese Schüler/innen bzw. Erziehungsberechtigte möglich, die mit dem Datenstand des ZMR übereinstimmen.

Die aktuellen Hinweise sollen sicherstellen, dass in der organisatorischen Vorbereitung des Schuljahres 2023/24 entsprechend auch die Datenpflege, insbesondere bei der Neuanlage von Schüler/innen, gut vorbereitet und geplant werden kann.

Bitte stellen Sie sicher, dass die Schülerstammdatenerfassung des aktuellen Schuljahres 2023/24 bis zur Inbetriebnahme der edu.digicard am 18. September in Sokrates abgeschlossen ist. (in Kürze wird auch eine neue Anleitung der Firma Bitmedia zu "Adressdatenpflege in Sokrates" veröffentlicht. Sie finden diese an der üblichen Stelle bei den anderen Anleitungen zu Sokrates.

Sicherstellen der richtigen Adressart

Jede/r Schüler/in muss über einen gültigen "Eigen" oder "Eigenberechtigt"-Datensatz bei den Adressen verfügen.

Achtung: Keine doppelten "Eigen"-Datensätze!

Die rot abgebildeten Felder müssen jedenfalls (neben Anrede, Vorname und Zuname) korrekt ausgefüllt sein.

1. Erfassung von Erziehungsberechtigten:

Für den elektronischen Zugang zu E-Government-Serviceangeboten der Schulverwaltung durch Erziehungsberechtigte bzw. die elektronische Zustellung ist die Erfassung jedes Erziehungsberechtigten als eigene Person in der Schulverwaltung notwendig. Auch sind Angaben zum Geburtsdatums sowie PLZ, Ort und Gemeinde des Erziehungsberechtigten notwendig sein. Bitte beachten Sie daher folgendes bei der Pflege der Daten der Erziehungsberechtigten:

1. Die Erziehungsberechtigten sind getrennt ein zu pflegen, daher kein "Thomas und Michaela Mustermann" oder "Familie Thomas Mustermann" in den Namensfeldern.
2. Bei der Namensschreibweise gilt für Schüler/innen und Erziehungsberechtigte das gleiche (siehe Punkt 3)

Auch bei der Eingabe der Adressen der Erziehungsberechtigten ist die richtige Adressart auszuwählen:

Zum Beispiel:

Der Sokrates-Flag Erziehungsberechtigt regelt z.B. den Stammdatenabgleich für den Schuljahresbeginn und ist zwingend erforderlich, um die Daten in das Schulverwaltungsregister und in weiterer Folge in das Bildungsportal zu übertragen.

2. Namensschreibung exakt mit dem ZMR übereinstimmend

Bei der Eintragung der Namen von Schüler/innen oder Erziehungsberechtigten sind alle Vornamen und Zunamen in der exakt gleichen Schreibweise wie am Meldenachweis (ZMR-Auszug) zu erfassen.

Achtung: Keine Abkürzungen, kein Weglassen bzw. Verändern von Namen bzw. Namensteilen!

Ab Beginn des Schuljahres 2023/24 wird Ihnen ein Tool (Eco-Admin für edu.digicard Ausstellung – Anleitung dazu hier) zur Verfügung gestellt, das nur mehr die nicht im ZMR gefunden Personen kennzeichnet. Nur diese Datensätze müssen dann in der Schulverwaltung nach folgenden Kriterien nach bearbeitet werden:

1. Bei mehreren Vornamen, sind alle im ZMR angeführten Namen zu verwenden:
   "Karl-Heinz" entspricht nicht "Karl Heinz" und entspricht nicht "Karl" oder "Heinz", "Jennifer Samantha Musterfrau" entspricht nicht "Samantha Jennifer Musterfrau" und nicht "Jennifer Musterfrau" oder auch nicht "Samantha Musterfrau".
2. Diakritische Zeichen sind exakt so einzugeben, wie sie im ZMR-Auszug verwendet werden. Tabelle für diakritische Zeichen:
   https://wiki.dnb.de/pages/viewpage.action?pageId=89655885 https://it-at-m.github.io/KiwiDemo/#/
3. Bei ZMR-Einträgen auf Grund ausländischer Identitätsdokumente in denen Vor- und Familienname nicht exakt bezeichnet sind, werden durch die Meldebehörde im ZMR jeweils beide Namen in das Feld Vornamen und in das Feld Nachnamen eingetragen. Dies ist bei der Datenpflege zu berücksichtigen und in der Schulverwaltung ebenfalls doppelt einzutragen. Seitens BMBWF wird an einer Funktion gearbeitet, die diese doppelte Namensnennung des ZMR bei der Verwendung auf Urkunden (z.B. Zeugnissen) wieder korrekt lesbar für Zeugnisse darstellt.

3. Automatisierte Datenkorrekturmeldung aus dem Bildungsportal

Ab 18. September ist eine edu.digicard-Beantragung durch Schüler/innen und Erziehungsberechtigte im Bildungsportal verfügbar. Personen, die sich im Bildungsportal per ID Austria anmelden, aber mangels bPK-Zuordnung in Sokrates Bund nicht der Schule bzw. ihren Kindern zugeordnet werden konnten, können über das Bildungsportal eine automatisierte E-Mail an die betreffende Schule auslösen. Die Auswahl der Schule erfolgt nach Eigenangaben des edu.digicard-Antragstellers und wird automatisch an die schulische Mail-Adresse versendet, die für die jeweilige Schule in Schulen-Online hinterlegt ist.

Die Schule erhält dadurch direkt vom Bildungsportal eine E-Mail mit der verifizierten ZMR-Schreibweise der Namen und dem Geburtsdatum, die nur noch in Sokrates allenfalls korrigiert werden müssen.

Achtung: durch diese Funktion sollen nur bereits erfasste Personendaten in ihrer Schreibweise korrigiert bzw. um das Geburtsdatum ergänzt werden. Keinesfalls dürfen ohne weitere Überprüfung neue Personen als Erziehungsberechtigte angelegt werden. Die Prüfung, ob jemand erziehungsberechtigt ist und neu anzulegen wäre, liegt wie bisher im Verantwortungsbereich der Schule.

Muster für ein solches Mailservice aus dem BIP zur Änderung der Personenstammdaten in der Schülerverwaltung: